Privacyverklaring & cookies
Hoe HES Agency met uw gegevens omgaat. Laatst bijgewerkt op 28 oktober 2026.
1. Wie is verantwoordelijk?
HES Agency — Hals Engineering & Software
Strooistraat 38, 1860 Meise, België
E-mail: info@hesagency.be
Telefoon: +32 486 18 76 27
Wij verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving. Voor vragen over deze verklaring kunt u ons altijd contacteren via het e-mailadres hierboven.
2. Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Offerteaanvraag en contactformulier
Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en btw-nummer (optioneel), uw huidige website, de omschrijving van uw project en eventueel uw timing, budgetindicatie en voorkeur voor een afspraak.
Doel: uw aanvraag beantwoorden, een offerte opmaken of een afspraak inplannen. Grondslag: uw toestemming en het nemen van stappen vóór een overeenkomst.
Website-analyse
Het adres van uw website, uw naam, e-mailadres en de punten waarop u wilt dat we letten.
Doel: uw website analyseren en de resultaten met u bespreken. Grondslag: uw toestemming.
Websitechat
De berichten die u in de chat typt, de antwoorden, de pagina waarop u de chat gebruikte en het tijdstip.
De antwoorden worden automatisch opgesteld door een AI-taalmodel, uitsluitend op basis van onze veelgestelde vragen en contactgegevens. Het HES-team leest de gesprekken om vragen die de chat niet kon beantwoorden op te volgen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om uw vragen snel en correct te beantwoorden. Deel in de chat geen wachtwoorden, betaalgegevens of andere gevoelige informatie.
Kiest u ervoor om uw vraag via WhatsApp te versturen, dan verstuurt u die zelf vanuit uw eigen WhatsApp naar ons nummer. Op dat bericht is ook het privacybeleid van WhatsApp (Meta) van toepassing.
My HES (klantenportaal)
Uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie, uw organisatie, en de gegevens over uw projecten, websites, supporttickets, afspraken en documenten.
Doel: u toegang geven tot uw omgeving en onze diensten uitvoeren. Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst met u of uw organisatie.
E-mails
Uitnodigingen, links om een wachtwoord te kiezen en meldingen versturen we vanaf een adres op notify.hesagency.be. Daarvoor gebruiken we uw e-mailadres en naam.
Wij verkopen uw gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertenties.
3. Wie krijgt uw gegevens te zien?
Alleen medewerkers van HES die ze nodig hebben voor hun werk. Daarnaast werken we met dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken:
- hosting van de website, de database en de inlogomgeving;
- de AI-dienst die de antwoorden van de websitechat en interne voorstellen voor supporttickets opstelt;
- de dienst die onze e-mails verstuurt;
- Google Fonts: de lettertypen van deze website worden van servers van Google geladen, waarbij uw IP-adres aan Google wordt doorgegeven.
Sommige van deze dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval gebeurt dit alleen met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verzamelden, of zolang de wet ons verplicht ze te bewaren (bijvoorbeeld voor de boekhouding). Gegevens van een aanvraag die niet tot een samenwerking leidt en chatgesprekken verwijderen we wanneer ze niet meer nodig zijn voor de opvolging. Accounts in My HES bewaren we zolang de samenwerking loopt.
5. Beveiliging
Gegevens worden versleuteld verstuurd. Toegang tot My HES is beveiligd met een persoonlijke login, en elke klant ziet alleen de gegevens van zijn eigen organisatie. Wachtwoorden versturen we nooit per e-mail.
6. Uw rechten
U heeft het recht om:
- uw gegevens in te kijken en een kopie te krijgen;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- uw gegevens te laten verwijderen of de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- uw gegevens over te dragen;
- een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.
Stuur hiervoor een e-mail naar info@hesagency.be. We antwoorden binnen een maand. Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
8. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan wanneer onze diensten veranderen. De datum bovenaan toont wanneer dat voor het laatst gebeurde. Vragen? Neem contact op.